Le format PDF, pour « Portable Digital File », s’est imposé depuis plusieurs années comme le standard pour partager des documents. Catalogues, documents officiels, livres, présentations… Aujourd’hui, l’immense majorité des documents, que ce soit au nouveau professionnel ou personnel, sont créés, envoyés et partagés en tant que PDF.
Vous utilisez déjà le format PDF, mais connaissez-vous vraiment toutes ses possibilités ?
Voici quelques fonctions de PFD que vous ne connaissiez probablement pas, et qui vont faire de vous un véritable spécialiste.
Sécuriser un PDF
Contrairement à une ancienne croyance, les documents PDF sont aisément modifiables avec les outils adaptés (on en reparle un peu plus bas).
Afin de sécuriser un PDF, vous avez deux possibilités :
- Protéger le document avec un mot de passe
- Utiliser une clé de cryptage pour le rendre inaccessible
Ainsi, seules les personnes autorisées auront accès à votre PDF.
Convertir un PDF
Même si la plupart des documents sous formats PDF peuvent être modifiés, ils ne sont pas pensés pour être édités à grande échelle.
Il est alors utile de pouvoir transformer le format en un document éditable, en convertissant un PDF en Word. Ceci se fait en seulement quelques clics grâce à un logiciel de conversion de PDF à Word, qui permet ainsi de modifier et éditer facilement le document original.
Annoter un PDF
Le format PDF est parfaitement adapté au travail collaboratif, avec la possibilité d’ajouter des commentaires sans modifier l’original.
Dans le monde professionnel, c’est donc le format le plus adapté pour le travail en équipe. Révisions, annotations, commentaires… tout ceci permet un flux d’information rapide, clair et transparent entre les collaborateurs.
Ajouter un filigrane sur un PDF
Voici une option intéressante pour éviter que vos photos, infographies et autres documents graphiques ne soient dérobés par quelqu’un qui se les approprie par la suite !
L’application d’un filigrane se fait grâce à l’option « Watermark », qui vous permet de choisir le texte, mais aussi le placement et l’opacité du marquage. Vous pouvez ainsi protéger vos créations contre le vol, sans pour autant la défigurer.
Combiner des fichiers PDF
Voici une astuce que devraient connaître tous les chefs de projet et responsables d’équipe !
Il existe une manière simple de regrouper tous les documents PDF reçus en un seul fichier parfaitement organisé. Chapitres, annexes, graphiques… Tous peuvent être compilés dans un rapport unique, complet et simple à consulter.
Afin de fusionner plusieurs PDF, c’est l’option « Merge PDF » que vous devez utiliser. Vous n’avez plus qu’à organiser les différents documents, et enregistrer le tout dans un nouveau fichier.
Séparer un PDF
Plutôt que d’envoyer un catalogue entier comptant des milliers de produits, il est souvent plus productif de n’envoyer que les quelques pages qui sont réellement intéressantes. On peut aussi décider de ne conserver que le contrat sans les interminables « Conditions générales », ou souhaiter isoler une annexe d’un rapport, un chapitre d’un livre…
Dans un tel cas, la fonction permettant d’extraire une partie d’un document PDF fait des merveilles. Il suffit de sélectionner la ou les pages que vous souhaitez conserver, et de les enregistrer ensuite dans un nouveau fichier.
Comprimer un PDF
Le format PDF offre un taux de compression impressionnant, avec une perte de qualité minimale. Celle-ci est impossible à remarquer sur les textes, et seuls les professionnels du graphisme sont capables de la voir sur les images !
Si vous souhaitez réduire la taille d’un fichier PDF, que ce soit pour gagner de l’espace de stockage ou pour le distribuer plus facilement par mail, vous pouvez choisir entre plusieurs niveaux de compression. La compression maximum entraîne une légère perte de qualité, mais permet un gain de place allant jusqu’à 80 %, ou plus.
Partager un PDF
Le format PDF est parfaitement adapté au travail collaboratif et à la diffusion. Selon vos besoins, vous pouvez partager un fichier PDF de deux manières :
- En l’envoyant par mail à une liste de destinataires. Chacun aura alors une copie locale.
- En partageant un lien vers le fichier stocké sur le cloud. Tout le monde aura alors accès au même document.
Numéroter les pages d’un PDF
Dès que les documents commencent à avoir plusieurs pages, il devient important de les numéroter pour s’y retrouver plus facilement. Dans certains cas, il peut même s’agir d’une obligation légale.
Si le document initial n’était pas numéroté, ou si vous venez de créer un nouveau PDF à l’aide des options de fusion ou d’extraction, il est tout à fait possible de numéroter les pages de votre fichier directement en PDF.
Cette fonction vous permet aussi de définir des sections, qui peuvent éventuellement avoir une numérotation différente.
Signer un PDF
La numérisation permet d’économiser chaque année des milliers de tonnes de papier, mais aussi un temps précieux. Grâce au format PDF, il est devenu inutile d’imprimer, signer, puis scanner un document !
Les fichiers PDF permettent d’apposer une signature digitale en seulement quelques secondes. Celle-ci s’intègre alors au document de manière définitive, et celui-ci est considéré comme signé.
Créer un formulaire PDF
Cette fonction est un peu plus avancée que celles vues précédemment, mais reste à la portée de tous ceux ayant les outils adaptés et un minimum de connaissances en informatiques.
Le format PDF est capable de reconnaître les champs statiques (textes) et ceux dynamiques (cases à remplir) pour rendre ces dernières éditables. Vous pouvez choisir si ces dernières sont libres (l’utilisateur peut écrire à sa guise) ou restreintes (choix limité, avec un menu déroulant par exemple).
C’est idéal pour créer des formulaires à partager. Lorsque celui-ci est rempli, une version définitive s’enregistre, avec les réponses de l’utilisateur qui sont dorénavant incluses dans le document et ne peuvent être modifiées.
Pourquoi apprendre à bien utiliser le format PDF ?
Vous avez tout à gagner en apprenant à utiliser au maximum les fonctions offertes par le format PDF.
Il est utilisé dans le monde entier et régulé par une norme ISO : ce n’est pas un « format à la mode qui va bientôt disparaitre ». Ne pas savoir utiliser correctement un fichier PDF risque donc de vous pénaliser à la longue, que ce soit dans le cadre professionnel ou au niveau de votre vie personnelle.
La bonne nouvelle est que, comme nous venons de le voir, le format PDF ne demande pas d’être un expert en informatique. Avec le logiciel adapté et quelques connaissances de base, vous pouvez faire des merveilles !
